Cách thiết lập và quản lý bộ phận trong 1 năm với Jira Software và Confluence
Năm 2024 đang đến gần, đây là thời điểm thích hợp để bạn bắt đầu lên kế hoạch cho năm mới. Một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo thành công của bộ phận trong năm mới là thiết lập và quản lý bộ phận một cách hiệu quả.
Jira Software và Confluence là hai công cụ quản lý dự án và cộng tác hiệu quả có thể giúp bạn thiết lập và quản lý bộ phận trong 1 năm.
Bước 1: Thiết lập mục tiêu cho năm mới
Mục tiêu là nền tảng cho mọi hoạt động của bộ phận. Chính vì thế, bạn có thể sử dụng template có sẵn của Jira Software để tạo mục tiêu cho năm mới.
Ví dụ: Template Top-level planning của Jira Software là một công cụ giúp các tổ chức quản lý các dự án. Template này được định cấu hình sẵn với các trường và chức năng cần thiết để lập kế hoạch và theo dõi công việc trên nhiều nhóm và dự án.
Template Top-level planning có các tính năng chính sau:
Lập kế hoạch theo chương trình: Template này cho phép bạn tạo các chương trình, bao gồm các mục tiêu, phạm vi và mốc thời gian. Bạn cũng có thể tạo các dự án và epics để phân chia công việc của chương trình thành các phần nhỏ hơn.
Lập kế hoạch theo thời gian: Template này cho phép bạn lập kế hoạch cho công việc theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Bạn cũng có thể tạo các khung thời gian để theo dõi tiến độ của công việc.
Lập kế hoạch theo năng lực: Template này cho phép bạn theo dõi năng lực của các nhóm và cá nhân để đảm bảo rằng công việc được phân bổ hợp lý.
Template Top-level planning có thể được sử dụng bởi các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề.
Bước 2: Quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu
Để đảm bảo các mục tiêu được thực hiện đúng tiến độ, bạn cần theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng bảng Kanban của Jira Software để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ.
Bảng Kanban bao gồm các cột sau:
To Do: Các nhiệm vụ chưa bắt đầu
In Progress: Các nhiệm vụ đang thực hiện
Done: Các nhiệm vụ đã hoàn thành
Bạn có thể sử dụng các tính năng của Jira Software để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ, bao gồm:
Thiết lập trạng thái: Bạn có thể thiết lập trạng thái cho các nhiệm vụ để theo dõi tiến độ thực hiện.
Thiết lập thời hạn: Bạn có thể thiết lập thời hạn cho các nhiệm vụ để theo dõi tiến độ thực hiện.
Thiết lập mốc quan trọng: Bạn có thể thiết lập mốc quan trọng cho các nhiệm vụ để theo dõi tiến độ thực hiện.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các tính năng báo cáo của Jira Software để có cái nhìn tổng quan về tiến độ thực hiện các mục tiêu của bộ phận.
Bước 3: Cộng tác và truyền thông
Cộng tác và truyền thông là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của bộ phận. Confluence là một công cụ cộng tác hiệu quả để tạo các trang wiki để lưu trữ thông tin, tài liệu, quy trình làm việc,… Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ giao tiếp của Confluence để kết nối và chia sẻ thông tin với các thành viên trong bộ phận
Bạn nên xây dựng một quy trình cộng tác và truyền thông hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong bộ phận đều được cập nhật thông tin và có thể phối hợp với nhau một cách hiệu quả.
Lợi ích của việc sử dụng Jira Software và Confluence
Sử dụng Jira Software và Confluence để thiết lập và quản lý bộ phận trong 1 năm mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
Tăng cường hiệu quả và năng suất: Jira Software và Confluence giúp bạn theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ một cách hiệu quả, từ đó giúp bạn tăng cường hiệu quả và năng suất của bộ phận.
Giảm thiểu rủi ro: Jira Software và Confluence giúp bạn theo dõi các mốc quan trọng và các rủi ro tiềm ẩn, từ đó giúp bạn giảm thiểu rủi ro.
Thúc đẩy sự hợp tác: Jira Software và Confluence giúp bạn kết nối và chia sẻ thông tin với các thành viên trong bộ phận, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên.
Tăng cường truyền thông: Jira Software và Confluence giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả đến tất cả các thành viên trong bộ phận.
Với những hướng dẫn trên, bạn có thể sử dụng Jira Software và Confluence để thiết lập và quản lý bộ phận trong 1 năm hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để chuẩn bị cho một năm mới thành công!
DS Solution là đối tác của Atlassian tại Việt Nam, chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụ dựa trên các sản phẩm của Atlassian, bao gồm Jira Software, Confluence, Bitbucket,… Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và quản lý bộ phận với Jira Software và Confluence, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.
