Bạn có đang mắc sai lầm khi quản lý thời gian? Kiểm tra ngay!

Bây giờ bạn đã nắm được những kiến ​​thức cơ bản, hãy cùng xem xét bốn khuôn khổ quản lý thời gian được sử dụng rộng rãi.

Sau khi nắm vững những nguyên tắc cơ bản, hãy cùng tìm hiểu năm phương pháp quản lý thời gian phổ biến và được áp dụng rộng rãi nhất.

1. Ma trận Eisenhower

Nó là gì:

Đây là một biểu đồ bốn phần tư giúp bạn phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố chính:

• Tính cấp bách (khẩn cấp hoặc không khẩn cấp).

• Tầm quan trọng (quan trọng hoặc không quan trọng).

Bằng cách sắp xếp nhiệm vụ theo hai tiêu chí này, bạn có thể dễ dàng xác định việc nào cần làm ngay, việc nào có thể lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ.

Nguyên lý hoạt động:

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là hoàn thành nhiều công việc hơn, mà là tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Ma trận Eisenhower giúp bạn tránh bị cuốn vào những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, từ đó làm việc có chiến lược hơn.

Bạn có thể áp dụng bằng cách vẽ một hình vuông và chia thành bốn phần bằng nhau. Trên trục dọc (y), đặt nhãn “Quan trọng” và “Không quan trọng”. Trên trục ngang (x), đặt nhãn “Khẩn cấp” và “Không khẩn cấp”.

Bây giờ, hãy sắp xếp các nhiệm vụ của bạn vào từng ô:

• Khẩn cấp & Quan trọng: Thực hiện ngay.

• Khẩn cấp & Không quan trọng: Nếu có thể, hãy giao cho người khác hoặc công cụ hỗ trợ; nếu không, hãy giải quyết ngay sau nhóm trên.

• Không khẩn cấp & Quan trọng: Lên lịch thực hiện trong thời gian tới.

• Không khẩn cấp & Không quan trọng: Cân nhắc loại bỏ để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Lợi ích của Ma trận Eisenhower

• Tối ưu hóa thời gian bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

• Giảm căng thẳng vì bạn có một kế hoạch rõ ràng để xử lý công việc.

• Làm việc thông minh hơn, không chỉ làm việc chăm chỉ hơn.

Bằng cách sử dụng “ma trận ưu tiên” này, bạn có thể kiểm soát tốt hơn công việc hàng ngày, tránh bị quá tải và đảm bảo rằng mỗi phút bạn bỏ ra đều mang lại giá trị cao nhất.

2. Quy tắc 80/20 (Nguyên lý Pareto)

Nó là gì:

Quy tắc 80/20 chỉ ra rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực của bạn. Điều này có nghĩa là không phải tất cả công việc đều mang lại giá trị như nhau—một số ít nhiệm vụ quan trọng sẽ tạo ra tác động lớn hơn phần còn lại.

Nguyên lý hoạt động:

Quản lý thời gian hiệu quả không phải là hoàn thành tất cả mọi việc, mà là tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao nhất. Nguyên tắc này giúp bạn xác định đâu là công việc mang lại kết quả lớn nhất, thay vì bị cuốn vào những việc nhỏ lẻ, ít ảnh hưởng.

Bạn có thể dễ dàng bị cuốn hút bởi những nhiệm vụ đơn giản, nhanh chóng trong danh sách việc cần làm. Tuy nhiên, quy tắc 80/20 khuyến khích bạn đặt câu hỏi: Nhiệm vụ nào sẽ tạo ra tác động lớn nhất?

Ví dụ:

• Không hiệu quả: Dành hàng giờ dọn dẹp hộp thư đến nhưng không có kết quả rõ ràng.

• Hiệu quả hơn: Tổng hợp dữ liệu quan trọng mà đồng nghiệp đang cần để hoàn thành một dự án lớn.

Bằng cách tập trung vào những công việc quan trọng nhất, bạn có thể tối ưu hóa thời gian, nâng cao năng suất và đạt được kết quả tốt hơn mà không cần làm việc nhiều hơn.

3. Chặn thời gian

Đó là gì?

Chặn thời gian là một phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia ngày làm việc thành các khoảng thời gian cụ thể, mỗi khoảng dành cho một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ nhất định. Phương pháp này giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng và tránh bị phân tâm bởi những yêu cầu bất ngờ.

Nguyên lý hoạt động

Bạn có thể hình dung chặn thời gian giống như thời khóa biểu ở trường học – mỗi khung giờ được dành riêng cho một công việc nhất định. Thay vì để các nhiệm vụ chồng chéo hoặc làm việc ngẫu hứng, bạn chủ động lên kế hoạch trước và tuân thủ theo lịch trình đó.

Ví dụ, có thể bạn sẽ trả lời email từ 8 giờ sáng đến 9 giờ sáng, họp với nhóm thiết kế từ 9 giờ sáng đến 9 giờ 30 sáng và soạn thảo bản thảo cho một dự án từ 9 giờ 30 sáng đến 11 giờ 30 sáng. 

Lợi ích của chặn thời gian

• Giúp tập trung hơn, tránh bị gián đoạn bởi email, tin nhắn hay cuộc họp đột xuất.

• Tối ưu năng suất, đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ.

• Kiểm soát lịch trình tốt hơn, thay vì để công việc và người khác quyết định cách bạn sử dụng thời gian.

Mặc dù phương pháp này có vẻ cứng nhắc, nhưng nó giúp bạn làm việc chủ động thay vì phản ứng thụ động với công việc, từ đó đạt hiệu suất cao hơn mà không bị quá tải. 

4. Kỹ thuật Pomodoro 

Đó là gì:

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia ngày làm việc thành những khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) gọi là Pomodoro, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn 5 phút.

Nguyên lý hoạt động:

Nguyên tắc của kỹ thuật này rất đơn giản:

1. Chọn một nhiệm vụ cần làm.

2. Đặt hẹn giờ trong 25 phút và tập trung làm việc mà không bị gián đoạn.

3. Khi thời gian kết thúc, nghỉ 5 phút.

4. Lặp lại chu kỳ trên 4 lần, sau đó nghỉ dài hơn (khoảng 15 – 20 phút).

Tại sao kỹ thuật Pomodoro hiệu quả?

• Tạo cảm giác cấp bách: Biết rằng bạn chỉ có 25 phút để hoàn thành một phần công việc sẽ giúp bạn tập trung và làm việc nhanh hơn.

• Ngăn chặn trì hoãn: Chia nhỏ thời gian giúp công việc bớt nặng nề và dễ bắt đầu hơn.

• Tối ưu hóa năng lượng: Những khoảng nghỉ ngắn giúp não bộ phục hồi, duy trì hiệu suất làm việc lâu dài.

Bằng cách áp dụng kỹ thuật Pomodoro, bạn có thể làm việc năng suất hơn mà không cảm thấy kiệt sức, đồng thời rèn luyện khả năng tập trung và quản lý thời gian hiệu quả.

5. Danh sách những việc không nên làm

Nó là gì:

Đây là một danh sách gồm những nhiệm vụ lãng phí thời gian và thói quen tiêu cực mà bạn cam kết sẽ tránh. Không giống như danh sách việc cần làm, danh sách này giúp bạn loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Nguyên lý hoạt động

Thay vì chỉ lập danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cần chủ động nhận diện những việc làm cản trở năng suất và loại bỏ chúng khỏi thói quen làm việc hàng ngày. Hãy tự hỏi:

• Những thói quen nào thường làm tôi mất tập trung? (Lướt mạng xã hội, kiểm tra email liên tục, v.v.)

• Những nhiệm vụ nào đáng lẽ tôi không nên làm nhưng vẫn bị giao?

• Những việc nào tôi nên từ chối nhưng lại khó nói “không”?

Ví dụ về danh sách những việc không nên làm

• Không hiệu quả: Dành hàng giờ lướt mạng xã hội trong giờ làm việc.

• Hiệu quả hơn: Chỉ kiểm tra mạng xã hội vào thời gian nghỉ cố định trong ngày.

• Không hiệu quả: Đồng ý nhận việc ngoài khả năng hoặc không nằm trong trách nhiệm của mình.

• Hiệu quả hơn: Học cách từ chối các nhiệm vụ không phù hợp để tập trung vào công việc quan trọng.

Mặc dù nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng việc viết ra danh sách “việc không nên làm” rất có sức mạnh. Hoạt động đơn giản này có thể giúp bạn nhận diện rõ ràng những yếu tố gây cản trở, từ đó chủ động tránh xa những thói quen cũ, kém hiệu quả và tập trung vào công việc quan trọng hơn.