Mô hình Tuckman Ladder là công cụ mạnh mẽ giúp nhà quản lý và các thành viên trong đội nhóm hiểu rõ hơn về các giai đoạn phát triển của đội. Không chỉ đơn thuần là một bản đồ mô tả quá trình hình thành nhóm, mô hình này còn hỗ trợ nhà lãnh đạo tinh chỉnh chiến lược quản lý hiệu quả qua từng giai đoạn. Nhờ đó, nhà quản lý có thể cung cấp sự hỗ trợ phù hợp, giúp đội nhóm gắn kết chặt chẽ và làm việc năng suất hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết 5 giai đoạn phát triển đội nhóm theo mô hình Tuckman, cùng với những lợi ích và cách áp dụng thực tế để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Team (đội nhóm) là gì?
Team (đội nhóm) là một thuật ngữ chỉ một nhóm người cùng hợp tác làm việc để đạt được mục tiêu chung. Khái niệm này phổ biến trong các lĩnh vực như thể thao, công việc hay các hoạt động nhóm khác, nơi các thành viên phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ hoặc đạt được thành công trong một cuộc thi.
Ngoài định nghĩa thông thường, nhiều người còn cho rằng “team” là viết tắt của cụm từ “Together, Everyone, Achieves, More” – nghĩa là “Mọi người làm việc cùng nhau thì sẽ đạt được nhiều thành quả hơn”. Gia nhập một team không chỉ đơn thuần là tham gia vào nhóm, mà còn đòi hỏi bạn đáp ứng được các tiêu chí hoặc yêu cầu để trở thành một phần của đội nhóm đó.
Team hoạt động như thế nào:
Một team (đội nhóm) thường được tổ chức với một team leader (trưởng nhóm) và các team members (thành viên). Trưởng nhóm đóng vai trò “đầu tàu,” dẫn dắt các thành viên hướng tới mục tiêu chung
Trong một team, các thành viên luôn có mối liên hệ mật thiết và phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi cá nhân đều là một mắt xích quan trọng trong chuỗi hoạt động của nhóm. Do đó, tất cả các thành viên cần ý thức rõ trách nhiệm của mình, đồng thời nỗ lực hợp tác để hoàn thành công việc được giao.
Chỉ khi từng cá nhân cam kết và phối hợp hiệu quả, team mới có thể hoạt động một cách trơn tru, đạt được mục tiêu chung một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phát triển đội nhóm là gì?
Phát triển đội nhóm là quá trình mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng của một nhóm làm việc. Điều này liên quan đến việc tập hợp những cá nhân có kỹ năng và kiến thức đa dạng để cùng nhau hoàn thành một dự án. Thông qua quá trình làm việc nhóm, không chỉ mục tiêu dự án được hoàn thành, mà các thành viên còn có cơ hội phát triển năng lực cá nhân
Các yếu tố quan trọng để phát triển đội nhóm:
- Xác định vai trò và trách nhiệm : Mỗi thành viên cần hiểu rõ vai trò của mình và trách nhiệm phải hoàn thành trong nhóm.
- Thiết lập kênh liên lạc : Nhóm nên sử dụng các phương thức liên lạc hiệu quả như email, tin nhắn, hoặc tổ chức các cuộc họp định kỳ để đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời.
- Đặt ra mục tiêu và thời hạn: Sau khi xác định mục tiêu, trưởng nhóm cần làm rõ các kỹ năng và kiến thức mỗi thành viên cần phát huy để đạt được mục tiêu đó.
Mô hình phát triển đội nhóm Tuckman ladder là gì?
Tuckman Ladder, hay còn gọi là mô hình Tuckman’s Stages of Group Development là mô hình về các giai đoạn phát triển của một đội nhóm (team) được nghiên cứu thực tiễn bởi nhà tâm lý học người Mỹ, Bruce Tuckman.
Mô hình của Tuckman chia chặng đường của một nhóm thành 5 giai đoạn: Forming (Hình thành), Storming (Sóng gió), Norming (Ổn định) và Performing (Hoạt động hiệu quả) và Adjourning (Thoái trào). Với tính ứng dụng cao, đây là một trong những mô hình phổ biến nhất trong lĩnh vực tâm lý nhóm và quản lý nhân sự.
Mô hình Tuckman mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
- Hiểu rõ sự phát triển nhóm: Giúp lãnh đạo và thành viên nhận biết từng giai đoạn phát triển, từ đó đưa ra hỗ trợ phù hợp.
- Xác định mục tiêu và vai trò rõ ràng: Đảm bảo phân công công việc hiệu quả và định hướng nhóm đi đúng hướng.
- Giải quyết xung đột: Xây dựng quy tắc chung, tạo môi trường làm việc hài hòa, cải thiện sự phối hợp.
- Hỗ trợ quản lý nhân sự: Là công cụ hữu ích trong lập kế hoạch phát triển nhóm, giữ chân nhân tài và tối ưu hóa hiệu suất.
Mô hình này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự phát triển của đội nhóm mà còn là nền tảng để cải thiện kỹ năng quản lý nhóm. Tuy nhiên, không phải nhóm nào cũng trải qua đầy đủ các giai đoạn hoặc theo một trình tự nhất định. Thậm chí, các giai đoạn có thể chồng chéo hoặc lặp lại, đặc biệt khi nhóm phải đối mặt với thay đổi hoặc thử thách mới.
Đặc biệt, Forming và Storming thường tập trung vào cảm xúc và mối quan hệ giữa các thành viên, trong khi Norming và Performing chú trọng vào hiệu suất công việc.
Các giai đoạn của mô hình Tuckman Ladder
Giai đoạn Hình thành (Forming)
Đặc điểm của giai đoạn:
- Tâm lý của các thành viên: Trong giai đoạn này, các thành viên của nhóm có thể cảm thấy hứng thú và hào hứng với công việc mới, nhưng cũng có những người dè dặt và lo lắng vì chưa quen với môi trường và chưa rõ ràng về tình hình chung.
- Mối quan hệ giữa các thành viên: Các thành viên còn lạ lẫm và bắt đầu làm quen với nhau. Mối quan hệ này còn khá mơ hồ, họ thường quan sát và thăm dò trước khi bắt đầu chia sẻ hoặc hợp tác chặt chẽ.
- Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo: Các thành viên phụ thuộc vào người lãnh đạo để được hướng dẫn và chỉ đạo. Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự định hướng và làm gương mẫu cho các thành viên.
Mục tiêu và vai trò
- Mục tiêu chung: Các thành viên chưa hiểu rõ mục tiêu tổng thể của nhóm. Họ chủ yếu thực hiện công việc theo chỉ dẫn trực tiếp từ lãnh đạo mà chưa thể tự xác định mục tiêu cụ thể cho mình.
- Vai trò và trách nhiệm: Các vai trò chưa được phân định rõ ràng, và mỗi thành viên đang trong quá trình tự định vị vai trò của mình trong nhóm. Sự phân công công việc chưa rõ ràng, và các thành viên có thể vẫn chưa biết chính xác trách nhiệm của mình.
Quy trình phối hợp và ra quyết định
Quy trình làm việc: Giai đoạn này, quy trình làm việc của nhóm chưa được xác định rõ ràng vì nhóm vẫn đang trong quá trình làm quen với nhau.
Ra quyết định: Quy trình ra quyết định trong giai đoạn này chủ yếu dựa vào sự đồng thuận, và thường không có xung đột lớn vì các thành viên vẫn còn dè dặt, không muốn gây rắc rối.
Hành động cần thiết từ người lãnh đạo
Người lãnh đạo đóng vai trò dẫn dắt và thiết lập nền tảng để nhóm hoạt động hiệu quả:
- Xây dựng và thống nhất Điều lệ nhóm (Team Charter): Người lãnh đạo cần đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu, giúp các thành viên hiểu được mục đích chung của nhóm.
- Thiết lập Nguyên tắc làm việc (Work Agreement, Ground Rules): Cần định hình cách làm việc chung và các tiêu chuẩn hành vi để các thành viên có thể làm việc hiệu quả và hợp tác tốt.
- Truyền đạt tiêu chí hoàn thành (Definition of Done, Acceptance Criteria): Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ yêu cầu công việc và tiêu chuẩn hoàn thành để tránh sự mơ hồ trong quá trình làm việc.
- Khuyến khích làm quen và xây dựng kết nối: Người lãnh đạo cần tạo cơ hội để các thành viên tìm hiểu lẫn nhau, giúp xây dựng mối quan hệ gắn kết và thân thiện trong nhóm.
- Giữ quy mô nhóm hợp lý: Lý tưởng là nhóm không nên quá lớn, với khoảng 6 thành viên, để dễ dàng quản lý và phối hợp công việc.
- Đảm bảo phản hồi nhanh chóng: Cung cấp hỗ trợ kịp thời và giải đáp các thắc mắc của các thành viên để tránh tình trạng không rõ ràng hoặc hiểu lầm.
Với những nỗ lực này, nhóm sẽ dần chuyển sang giai đoạn tiếp theo với sự sẵn sàng cao hơn và bắt đầu làm việc hiệu quả hơn.
Giai đoạn Bão tố (Storming)
Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ bản thân và có thể phá vỡ các quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ ban đầu. Đây là giai đoạn đầy thử thách đối với nhóm và rất dễ dẫn đến các kết quả không mong muốn.
Đặc điểm của giai đoạn:
- Tâm lý của các thành viên: Một số thành viên có thể cảm thấy căng thẳng, mất tinh thần hoặc bị stress do các xung đột và bất đồng trong nhóm.
- Mối quan hệ giữa các thành viên: Giai đoạn này dễ xảy ra xung đột vì sự khác biệt về phong cách làm việc, văn hóa, cách cư xử và quan điểm. Một số thành viên có thể so sánh mình với người khác và không hài lòng về công việc của nhau.
- Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo: Các thành viên bắt đầu kiểm tra giới hạn của hệ thống và người lãnh đạo, dẫn đến việc hình thành phe phái hoặc tranh giành quyền lực trong nhóm.
Mục tiêu và vai trò:
- Mục tiêu chung: Mặc dù sự rõ ràng về mục tiêu nhóm có thể đã được cải thiện, các thành viên vẫn chưa thực sự tập trung vào mục tiêu chung, vì vẫn còn nhiều điều chưa được thống nhất.
- Vai trò và trách nhiệm: Các thành viên đang nỗ lực xác định và khẳng định vai trò của mình trong nhóm, tuy nhiên sự trao đổi và hỗ trợ giữa các thành viên chưa thực sự hiệu quả.
Quy trình phối hợp và ra quyết định
- Quy trình làm việc: Thành viên trong nhóm có xu hướng thử nghiệm các quy trình làm việc, thậm chí phá vỡ những quy tắc đã thiết lập. Một số thành viên có thể không hợp tác hoặc thiếu cam kết với công việc.
- Ra quyết định: Việc đạt được sự đồng thuận trong nhóm trở nên khó khăn, thiếu sự thống nhất khi đưa ra các quyết định quan trọng.
Hành động cần thiết từ người lãnh đạo:
Trong giai đoạn này, người lãnh đạo cần đóng vai trò trung gian để giúp nhóm vượt qua giai đoạn khó khăn này
- Nhận diện tình trạng của nhóm: Người lãnh đạo cần khuyến khích nhóm đối mặt với các vấn đề, không trốn tránh và tập trung vào mục tiêu chung của đội.
- Xây dựng niềm tin: Cần thực hiện cam kết và khuyến khích sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.
- Cung cấp kỹ năng cần thiết: Lãnh đạo cần hướng dẫn các thành viên về giao tiếp hiệu quả, giải quyết xung đột và kỹ năng giải quyết vấn đề để giúp nhóm vượt qua giai đoạn căng thẳng này.
- Yêu cầu và khuyến khích phản hồi: Tạo không gian cho các thành viên trao đổi thẳng thắn, từ đó giải quyết các vấn đề và thúc đẩy sự tiến bộ.
- Bình thường hóa các vấn đề: Lãnh đạo cần giải thích rằng xung đột là một phần tự nhiên trong quá trình phát triển của đội nhóm và là cơ hội để nhóm phát triển mạnh mẽ hơn.
- Thỏa hiệp: Đưa ra các giải pháp cân bằng giữa các quan điểm khác nhau để thúc đẩy sự tiến bộ của nhóm.
Với sự hỗ trợ đúng đắn từ người lãnh đạo, nhóm có thể vượt qua giai đoạn bão tố này và tiếp tục tiến bước trong quá trình phát triển, hướng đến sự gắn kết và hiệu quả cao hơn trong các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn Bình thường hóa (Norming)
Giai đoạn này bắt đầu khi các thành viên trong nhóm bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt và cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên và tôn trọng lẫn nhau. Giai đoạn này có thể xảy ra song song với giai đoạn Bão tố (Storming) vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…) thì các thành viên có thể lại gặp phải xung đột.
Đặc điểm của giai đoạn:
- Tâm lý của các thành viên: Các thành viên bắt đầu chấp nhận nhau và nhận ra thế mạnh của đồng đội. Họ cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, hướng tới sự gắn kết và hòa hợp trong nhóm.
- Mối quan hệ giữa các thành viên: Việc trao đổi trở nên suôn sẻ hơn, các thành viên tham khảo ý kiến của nhau, yêu cầu sự hỗ trợ khi cần và bắt đầu đưa ra các ý kiến mang tính xây dựng.
- Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo: Trách nhiệm lãnh đạo dần được chia sẻ trong nhóm, và có sự tôn trọng chung đối với người lãnh đạo.
Mục tiêu và vai trò:
- Mục tiêu chung: Các thành viên cam kết mạnh mẽ hơn với công việc và mục tiêu chung. Nhóm tập trung vào hiệu quả công việc, giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
- Quy trình phối hợp làm việc: Nhóm có thể thiết lập và tuân thủ các quy tắc mới để giảm thiểu mâu thuẫn và thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn trong công việc.
Ra quyết định và giải quyết xung đột:
- Quyết định lớn: Được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận của toàn bộ nhóm, đảm bảo sự đồng thuận và cam kết từ tất cả các thành viên.
- Quyết định nhỏ: Có thể ủy quyền cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ để xử lý, giúp giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo.
Hành động cần thiết từ người lãnh đạo:
- Ghi nhận nỗ lực: Người lãnh đạo cần công nhận đóng góp của từng cá nhân và cả nhóm để duy trì tinh thần làm việc tích cực.
- Cung cấp cơ hội học tập và phản hồi: Đảm bảo rằng các thành viên có cơ hội học hỏi, nâng cao kỹ năng và cải thiện hiệu suất cá nhân cũng như nhóm.
- Giám sát ‘năng lượng’ và ‘tinh thần’ của nhóm: Người lãnh đạo cần đảm bảo nhóm duy trì sự tích cực và luôn tập trung vào mục tiêu chung.
Với sự hỗ trợ phù hợp từ lãnh đạo, nhóm có thể đạt đến mức độ hợp tác cao hơn, tạo nền tảng vững chắc để bước vào giai đoạn hiệu quả tiếp theo, đó là giai đoạn Hoạt động hiệu quả (Performing).
Giai đoạn Hoạt động hiệu quả (Performing)
Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Tuy nhiên, không phải nhóm nào cũng đạt được giai đoạn này, vì để tiến đến mức độ hiệu quả cao, nhóm cần trải qua các giai đoạn trước đó và hoàn thiện quá trình phối hợp, quyết định, cũng như giải quyết mâu thuẫn.
Đặc điểm của giai đoạn:
- Tâm lý của các thành viên: Các thành viên cảm thấy thoải mái và tự tin khi làm việc cùng nhau. Họ có thể phát huy tối đa năng lực của mình trong môi trường hỗ trợ và hợp tác cao.
- Mối quan hệ giữa các thành viên: Tinh thần đồng đội rất mạnh mẽ. Các thành viên hỗ trợ và chăm sóc lẫn nhau, nhanh chóng hòa nhập với các thành viên mới và không bị ảnh hưởng lớn nếu có người rời nhóm.
- Mối quan hệ giữa nhóm và lãnh đạo: Nhóm yêu cầu lãnh đạo ủy quyền nhiệm vụ cho các thành viên, thể hiện sự tự chủ và trách nhiệm cao trong công việc.
Mục tiêu và vai trò:
- Mục tiêu chung: Nhóm tập trung hoàn toàn vào các mục tiêu chung với sự nhiệt tình và cam kết mạnh mẽ. Các thành viên đều có động lực cao để hoàn thành nhiệm vụ.
- Vai trò và trách nhiệm: Các thành viên hiểu rõ vai trò của mình và lý do đằng sau các nhiệm vụ được giao. Mỗi người thể hiện sự tự chủ và trách nhiệm cao, đồng thời phối hợp hiệu quả để đạt được kết quả chung.
Quy trình phối hợp và ra quyết định:
- Quy trình phối hợp: Các quy tắc được tuân thủ dễ dàng và không gặp phải khó khăn lớn. Sự hợp tác trong nhóm diễn ra trôi chảy, không có xung đột, với các cơ chế hỗ trợ giúp phát huy tối đa hiệu quả công việc.
- Ra quyết định và giải quyết xung đột: Nhóm có khả năng tự đưa ra quyết định dựa trên các tiêu chí đã thống nhất từ trước với lãnh đạo. Nếu có bất đồng, nhóm giải quyết chúng một cách tích cực và điều chỉnh quy trình, cấu trúc khi cần thiết để tiếp tục duy trì hiệu quả.
Hành động cần thiết từ người lãnh đạo:
- Hướng dẫn từ bên lề: Người lãnh đạo giảm thiểu can thiệp trực tiếp và chỉ hỗ trợ khi thực sự cần thiết. Mục tiêu là giúp nhóm tự quản lý và tự quyết định.
- Tổ chức kỷ niệm thành công: Người lãnh đạo cần công nhận và khuyến khích tinh thần của đội nhóm bằng cách ăn mừng các cột mốc và thành công đạt được, tạo động lực cho nhóm duy trì hiệu quả.
- Khuyến khích tự quản lý: Lãnh đạo cần trao quyền nhiều hơn cho nhóm trong việc ra quyết định và giải quyết vấn đề, giúp họ phát huy khả năng tự quản lý và phát triển đội ngũ mạnh mẽ hơn.
Với sự ổn định và hiệu quả đạt được, nhóm đã đạt đến mức độ làm việc tối ưu, tạo nền tảng vững chắc cho các thành công lâu dài.
Giai đoạn Thoái trào (Adjourning)
Giai đoạn này là giai đoạn nhóm chính thức tan rã. Việc kết thúc này có thể xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã hoàn thành, khi phần lớn thành viên rời nhóm để nhận các vai trò mới, hoặc khi tổ chức tái cấu trúc dẫn đến thay đổi nhân sự hoặc nhóm làm việc.
Đặc điểm của giai đoạn:
Giai đoạn Thoái trào xảy ra khi nhóm chính thức tan rã, và các nguyên nhân có thể bao gồm:
- Dự án đã hoàn thành: Nhóm đã hoàn thành mục tiêu đề ra và kết thúc công việc.
- Phần lớn thành viên rời nhóm: Các thành viên chuyển sang những nhiệm vụ hoặc dự án khác, dẫn đến sự thay đổi trong cấu trúc nhóm.
- Tổ chức tái cấu trúc: Khi tổ chức thay đổi cơ cấu, nhóm làm việc có thể bị thay đổi hoặc giải thể.
Trong giai đoạn này, các thành viên có thể trải qua nhiều cảm xúc khác nhau:
- Tích cực: Một số thành viên cảm thấy vui mừng, tự hào vì đã hoàn thành mục tiêu và đạt được thành tựu.
- Tiêu cực: Một số người cảm thấy tiếc nuối, hụt hẫng, đặc biệt là những ai đã gắn bó lâu dài với nhóm hoặc chưa có kế hoạch rõ ràng cho tương lai.
Tâm lý của các thành viên:
- Đối với những thành viên tâm huyết, đây có thể là giai đoạn khó khăn về mặt cảm xúc, gây ra cảm giác “lưu luyến” hoặc “đau thương” vì phải chia tay với những người đã làm việc cùng.
- Một số thành viên có thể cảm thấy lo lắng hoặc bất an, nếu chưa có định hướng rõ ràng cho bước tiếp theo trong sự nghiệp.
Vai trò của người lãnh đạo trong giai đoạn này:
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhóm kết thúc một cách tích cực và tạo động lực cho các thành viên bước sang giai đoạn mới:
Ghi nhận sự thay đổi: Thừa nhận và hỗ trợ nhóm đối mặt với việc tan rã, giúp các thành viên chấp nhận tình huống này một cách nhẹ nhàng.
Tổng hợp bài học kinh nghiệm: Tóm lược các bài học quan trọng và những thành tựu mà nhóm đã đạt được trong quá trình làm việc, để mọi người nhìn nhận lại hành trình của mình.
Ghi nhận đóng góp cá nhân: Khen ngợi và công nhận sự nỗ lực và cống hiến của từng thành viên, tạo cảm giác được trân trọng và ghi nhận.
Ăn mừng thành công: Tổ chức buổi tổng kết để đánh dấu các thành tựu của nhóm, khích lệ tinh thần các thành viên trước khi mỗi người chuyển sang hướng đi mới.
Ý nghĩa của giai đoạn Thoái trào: Đây là thời điểm khép lại một chu kỳ hoạt động nhóm và tạo tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo, dù là trong cùng một tổ chức hay ở môi trường mới. Sự kết thúc không chỉ là dịp để nhìn lại hành trình đã qua mà còn là cơ hội để chuẩn bị cho những bước đi bền vững hơn trong tương lai.
Kết luận
Mô hình Tuckman về sự phát triển của nhóm cung cấp cái nhìn sâu sắc về các giai đoạn mà một nhóm trải qua, từ việc hình thành đến khi tan rã. Việc hiểu và áp dụng mô hình này giúp lãnh đạo quản lý nhóm hiệu quả hơn, tối ưu hóa sự phối hợp và khắc phục các vấn đề trong từng giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều yêu cầu chiến lược lãnh đạo phù hợp để thúc đẩy nhóm vượt qua thử thách và đạt được kết quả tốt nhất.
Tại DS Solution Việt Nam, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc trong các nhóm và tạo ra nền tảng vững chắc cho các dự án. Với kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp Atlassian, DS Solution sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì đội ngũ làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu chiến lược.
Liên hệ với DS Solution ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai các giải pháp tối ưu cho nhóm và dự án của bạn.
