Jira Software và Asana đều là những công cụ quản lý dự án, quản lý công việc phổ biến hiện nay, được sử dụng bởi hàng nghìn tổ chức và hàng triệu nhóm trên toàn thế giới. Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có những tính năng và phù hợp với từng nhóm, tổ chức riêng biệt. Trong bài viết này, DS Solution Vietnam sẽ so sánh hai công cụ quản lý dự án, quản lý công việc đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Jira Software và Asana.
Công cụ quản lý dự án, quản lý công việc là gì?
Bài toán của các nhà quản trị là làm sao để kiểm soát công việc của dự án đang diễn ra, làm sao để tối ưu nguồn lực. Trong bối cảnh chuyển đổi số, các phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc đã ra đời với nhiệm vụ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và cắt giảm chi phí bằng cách giải quyết hai vấn đề nhức nhối của quản trị nhóm, quản trị doanh nghiệp là:
(1) Minh bạch hóa quá trình giao – nhận việc, minh bạch hóa trách nhiệm.
(2) Giúp nhà quản lý lên kế hoạch, giúp nhân viên cộng tác tốt hơn và làm việc trên một nền tảng duy nhất.
Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp?
Với mỗi ngành nghề, mỗi doanh nghiệp lại có quy trình làm việc và các yếu tố nghiệp vụ riêng. Bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án, không chỉ dựa vào độ phổ biến của phần mềm mà còn cần xét đến 7 tiêu chí sau:
- Tính năng
- Tính dễ sử dụng
- Tính linh hoạt, dễ điều chỉnh
- Khả năng liên kết
- Khả năng đáp ứng mở rộng
- Giá cả
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích 2 công cụ Jira Software và Asana từ 7 khía cạnh trên để giúp nhóm, doanh nghiệp tìm ra công cụ phù hợp nhất.
So sánh Jira Software và Asana
Tổng quan về Jira Software và Asana
Jira Software và Asana đều là những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất hiện nay bởi cả các nhóm nhỏ, start-up đến các doanh nghiệp lớn. Trong khi Asana phổ biến hơn với nhóm kinh doanh thuộc các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì Jira Software lại nổi tiếng với nhóm phát triển sản phẩm, phát triển phần mềm, nhóm liên chức năng thuộc mọi quy mô.
Trong thực tế, tới 46% users của Jira Software lại thuộc nhóm non-technical (Theo báo cáo của Atlassian). Nói cách khác, Jira Software cung cấp các tính năng phù hợp cho mọi nhóm từ phát triển phần mềm đến nhóm làm business, giúp các nhóm và toàn doanh nghiệp có thể hợp tác trên một nền tảng duy nhất.
So sánh theo tiêu chí
1- Tính năng
Cả Jira Software và Asana đều cung cấp các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý dự án như:
- Tính năng cộng tác
- Tính năng lập kế hoạch, theo dõi trạng thái
- Tính năng báo cáo
- Tính năng phân quyển khi sử dụng
Bên cạnh đó, cả Jira Software và Asana cũng cho phép tích hợp, cài đặt thông báo, nhắc nhở về thời hạn, tiến độ của công việc.
Tuy nhiên, khác với Asana là công cụ quản lý dự án chung, Jira Software có thể đáp ứng mọi nhu cầu cao cấp của nhóm phần mềm với khả năng và sự linh hoạt tối đa giúp nhóm Agile có thể chuyển giao giá trị của họ tới khách hàng một cách nhanh nhất.
Đồng thời, Jira Software cũng cho phép người dùng tạo automation cho quy trình làm việc của họ như tự động chuyển giao công việc, tự động gửi thông báo khi có task mới, tự động tạo template khi tạo issue,… Đối với nhóm phát triển sản phẩm, phát triển phần mềm, Jira Software còn cung cấp một số tính năng thuận tiện cho nhóm IT như DevOps Metrics, CI/CD, tính năng tự động hóa như tự động đóng issue sau khi PR đã được merge,… . Nhờ đó, tiết kiệm thời gian thao tác cho nhóm làm việc.
| Tính năng | Jira Software | Asana |
|---|---|---|
| Hỗ trợ tính năng Agile Hỗ trợ Scrum, Kanban và mọi framework Agile khác. Nhóm có thể bắt đầu với những tính năng đơn giản và nâng cấp dần. | ◉ | ✖️ Asana chỉ cung cấp 2 Agile framework là Scrum và Kanban. |
| Báo cáo linh hoạt toàn diện Các nhóm có quyền truy cập vào hơn một chục báo cáo với thông tin chuyên sâu theo thời gian thực, có thể nhìn thấy insight về cách nhóm của họ đang thực hiện qua từng sprint. | ◉ Jira cung cấp báo cáo cho một hoặc nhiều project qua từng sprint. Jira Software cũng có sẵn các mẫu báo cáo theo chức năng phù hợp cho mỗi nhóm như: Báo cáo cho Scrum team, Báo cáo cho Kanban team, Báo cáo để dự báo và quản trị, Phân tích vấn đề,… Người dùng có thể sử dụng các mẫu tương ứng và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu. | ✖️ Asana cung cấp biểu đồ báo cáo theo dự án và theo mục tiêu. Người dùng hoàn toàn tự lựa chọn và dựng báo cáo của mình. |
| Đơn giản và hiện đại Giao diện đơn giản, dễ hiểu và dễ dùng | ◉ | ◉ |
| Roadmap sẵn có Cho phép nhóm tạo roadmap nhanh chóng cho kế hoạch, cập nhật các task cần ưu tiên khi chúng thay đổi, trực quan hóa các phụ thuộc và thông báo trạng thái công việc cho các bên liên quan. | ◉ | ✖️ |
| Dashboard có thể tùy chỉnh với các tiện ích kéo thả Dễ dàng kéo thả, tạo dashboard chứa tất cả các thông tin cần để lên kế hoạch và theo dõi công việc hiệu quả. | ◉ | ◉ |
| Quy trình làm việc hiệu quả Có sẵn các quy trình làm việc mẫu hoặc có thể tự thiết kế, tùy chỉnh quy trình làm việc mẫu riêng theo logic và quy trình đặc trưng của doanh nghiệp. | ◉ Jira Software dựng sẵn các quy trình làm việc mẫu cho từng nhóm chức năng. Người dùng có thể dựa trên quy trình và framework sẵn có để điều chỉnh cho phù hợp. | ◉ Asana có sẵn các mẫu quy trình, kế hoạch, cuộc họp cho từng nhóm chức năng. Đồng thời cho phép người dùng điều chỉnh cho phù hợp. |
| Có thể tương tác với nhiều nhóm thuộc nhiều lĩnh vực | ◉ | ◉ |
| Khả năng tìm kiếm, lọc nâng cao Tìm kiếm cơ bản bằng tử khóa, tìm kiếm theo project, sprint, JQL,… | ◉ Jira Software cung cấp tính năng tìm kiếm từ cơ bản đến nâng cao. Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa, theo sprint, theo người được giao và bằng JQL | ◉ Asana chỉ cho phép người dùng tìm kiếm, lọc theo các mục cơ bản như: từ khóa, tìm kiếm theo task, người được giao, trạng thái công việc,… Không cho phép tìm kiếm, lọc bằng JQL. |
2- Tính dễ sử dụng
Về giao tiện, Asana có giao diện hiện đại, màu sắc năng động, dễ dùng.
Trong khi đó, bên cạnh các board với thao tác kéo thả, Jira Software cung cấp cả những field, epic,… và các field cho nhóm phát triển phần mềm, nên thoạt nhìn cách sử dụng Jira Software có vẻ phức tạp hơn. Mặc dù vậy, Jira Software có các đối tác tại từng quốc gia, có thể hỗ trợ nhóm training cách sử dụng phần mềm hiệu quả, tối ưu.
Về các biểu mẫu, framework có sẵn:
Cả Asana và Jira Software đều vận hành theo phương thức Agile, và đều cung cấp tính năng lên kế hoạch, theo dõi các công việc theo framework có sẵn là Kanban và Scrum. Bên cạnh đó, Jira Software còn cung cấp mixed framework, Agile at Scale cho phép nhóm, doanh nghiệp sử dụng đa dạng các framework trên quy mô cả công ty, giữa nhiều nhóm làm việc.
Đồng thời, Jira Software cũng cho phép nhóm chia công việc theo epic, sử dụng Roadmap giúp dễ dàng thấy được sự phụ thuộc giữa các task với nhau.
Ngoài ra, cả Jira Software và Asana đều cung cấp các biểu mẫu, quy trình mẫu phù hợp với từng nhóm chức năng như Nhóm kỹ thuật, nhóm HR, nhóm IT, nhóm Marketing, nhóm Thiết kế, nhóm Vận hành sản phẩm,…
Do đó, nhìn chung, cả Jira Software và Asana đều dễ dùng với những biểu mẫu, framework sẵn có nhưng Jira Software có phần đa dạng và đáp ứng được nhu cầu của nhiều nhóm hơn.
3- Tính linh hoạt, dễ điều chỉnh
Cả Asana và Jira Software đều cho phép tự thiết kế quy trình quản lý dự án hoặc điều chỉnh mẫu quản lý dự án có sẵn một cách linh hoạt, dễ dàng đáp ứng với mọi nhóm, vọi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với phân quyền vô cùng chi tiết, người dùng cũng có thể dễ dàng điều phối phân quyền để đảm bảo bảo mật và tương tác nhóm.
4- Khả năng liên kết
Cả hai phần mềm này đều cho phép người dùng liên kết với hàng loạt các sản phẩm của bên thứ ba, cũng như liên kết với các nhóm công cụ đặc trưng của từng lĩnh vực.
- Asana cho phép liên kết với hơn 2000 ứng dụng, phần mềm khác nhau như Microsoft Teams, Canva, Zoom, Google Calendar,… Tuy nhiên, Asana hiện chưa phân nhóm các ứng dụng mà họ cho phép liên kết nên có thể sẽ khó tìm kiếm cho người dùng.
- Jira Software có thể liên kết với hơn 3000 ứng dụng, phần mềm, add-on của bên thứ 3 bao gồm:
- Các phần mềm đặc trưng cho từng nhóm: Nhóm thiết kế, Nhóm IT, Nhóm kinh doanh, Nhóm lập trình phần mềm, Slack,…
- Hệ sinh thái các add-on, plugin bổ sung chức năng được phát triển bởi các Atlassian parter.
Đặc biệt, Asana và Jira Software còn cho phép liên kết lẫn nhau, tức là người dùng Asana có thể liên kết với phần mềm Jira Software và ngược lại. Do đó, tiện lợi cho người dùng Asana khi muốn chuyển dần sang sử dụng Jira Software hoặc muốn tích hợp sử dụng tính năng của Jira Software hoặc ngược lại.
5- Khả năng đáp ứng mở rộng
Như đã nói ở trên Asana phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong trường hợp dự án to hơn, doanh nghiệp cần nâng cấp lên bản Asana Premium.
Trong khi đó, Jira Software có khả năng đáp ứng mở rộng tốt hơn. Phần mềm này phù hợp với nhóm thuộc mọi quy mô. Chi phí license tính theo số lượng người dùng, nên từ nhóm khởi nghiệp, doanh nghiệp đang phát triển, dự đoán mở rộng quy mô cho đến doanh nghiệp lớn đều có thể đáp ứng được.
Hơn nữa, Jira Software cũng cung cấp tính năng quản lý theo cấp độ: quản lý doanh nghiệp, quản lý nhóm và quản lý dự án. Bên cạnh bản cloud, Atlassian còn cung cấp Jira Software bản datacenter và server đảm bảo tính bảo mật cao cho nhóm, doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực cần độ riêng tư, bảo mật cao. Tuy nhiên, từ tháng 2/2024, Atlassian sẽ ngừng hỗ trợ bản Server.
6- Giá cả
Asana cung cấp 4 bảng giá gồm: Free, Premium, Business và Enterprise dao động từ $10.99 tới $24.99/user/tháng. Chi tiết bảng giá dịch vụ của Asana như sau. (Giá của gói Enterprise phụ thuộc vào các dịch vụ mà bạn muốn sử dụng và có thể tùy chỉnh).
Cũng tương tự như Asana, Jira Software cũng cung cấp 4 loại bảng nhưng với mức giá thấp hơn. Mức giá của Jira Software dao động trong khoảng $7 – $14/user/tháng. Jira Software cung cấp bản miễn phí cho nhóm lên tới 10 user. Do đó, Jira Software sẽ là một lựa chọn mang tính kinh tế cho nhóm dưới 10 người.
7- Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Asana có hệ thống tài liệu hướng dẫn tương đối dễ hiểu, đồng thời cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng miễn phí dưới dạng ticket cho những lỗi nhỏ. Asana hiện chỉ hỗ trợ khách hàng qua email.
Tương tự vậy, Jira Software cũng có sẵn bộ tài liệu hướng dẫn và dịch vụ hỗ trợ dưới dạng ticket, hỗ trợ qua email. Nhưng vốn là phần mềm được phát triển hướng đến các nhóm phát triển sản phẩm, phát triển phần mềm nên tài liệu của Jira Software có phần khó hiểu hơn. Bù lại, Jira Software có mạng lưới các đối tác giải pháp trên toàn thế giới, có thể hỗ trợ người dùng mọi lúc.
Kết luận
Jira Software và Asana đều đáp ứng những tính năng cơ bản của quản lý dự án. Nếu bạn cần tìm công cụ quản lý dự án cho nhóm phát triển phần mềm, nhóm IT hoặc cho nhóm làm business cần tích hợp nhiều tiện ích thì Jira Software là công cụ lý tưởng với nhiều tính năng và tích hợp rất hiệu quả.
Nếu bạn là cần tìm công cụ quản lý dự án với không quá nhiều yêu cầu thì Asana cũng là một sự lựa chọn hợp lý.
Để chọn được công cụ phù hợp, bạn cần cân nhắc nhu cầu, mục tiêu và đặc trưng của doanh nghiệp cũng như nhóm sử dụng phần mềm. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ DS Solution Vietnam để được tư vấn phần mềm phù hợp.
